ด้าน Data/Information

MIS หรือ Management Information System คือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ซึ่งเป็นระบบที่รวมผู้ใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน การจัดทำสารสนเทศหรือการจัดทำข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล การคำนวณทางสถิติแล้ว โดยนำเสนอในรูปแบบต่างๆ นั้น (เช่น รายงานสรุปยอดขาย รายงานผลการประชุม ฯลฯ) มีจุดประสงค์เพื่อสนับสนุนการทำงาน การจัดการ และการตัดสินใจในองค์กร
ทำไมต้องทำ MIS
เนื่องจากการทำงานในปัจจุบัน ต้องเกี่ยวพันกับข้อมูลข่าวสารต่างๆ เป็นจำนวนมาก ดังนั้น องค์กรส่วนใหญ่จึงเสียเวลาในแต่ละวันไปกับการรวบรวม จดบันทึก การเก็บรักษา และการค้นหาข้อมูล มากถึง 80% ขณะที่การทำธุรกิจมีการแข่งขันกันสูง ดังนั้น ข้อมูลข่าวสารที่ได้มาอย่างถูกต้องและรวดเร็วกว่าคู่แข่ง ย่อมเป็นผลดีต่อธุรกิจ
MIS เป็นระบบที่ช่วยขจัดปัญหาต่างๆ แก่ธุรกิจ เนื่องจาก MIS จะช่วยให้องค์กรได้ข้อมูลสารสนเทศที่รวดเร็ว ถูกต้องและแม่นยำมากยิ่งขึ้น เพื่อนำมาใช้ปรับปรุง และพัฒนาประสิทธิภาพของการทำงาน การจัดทำระบบสารสนเทศในองค์กร ต้องพัฒนาให้สอดคล้องกับความต้องการของทุกระดับ โดยความต้องการของแต่ละระดับนั้น จะต่างกันไปตามความจำเป็นและความต้องการใช้งาน
3 ระบบสำคัญ เมื่อพัฒนา MIS
บทบาทเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สามารถจำแนกได้ 3 ประเภท ดังนี้
1. ระบบคู่แข่ง (Competitive System) ข้อมูลที่ได้จะต้องทันสมัย ถูกต้องแม่นยำ และรวดเร็ว ทันต่อการใช้งาน ผู้บริหารระดับต่างๆ สามารถนำไปใช้เพื่อประกอบการวางแผนการตัดสินใจ หรือการประเมินสถานการณ์ในอนาคต ดังนั้น การตัดสินใจโดยผ่านระบบ MIS จึงแตกต่างจากการตัดสินใจแบบเดิม เพราะการตัดสินใจแบบเดิมอาศัยแต่ประสบการณ์ของผู้บริหารเพียงอย่างเดียว
2. ระบบเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน บางครั้งการนำ MIS มาใช้ องค์กรต้องเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการปฏิบัติงานบางอย่าง เพื่อให้สอดคล้องกับระบบที่นำมาใช้ นอกจากนี้ องค์กรยังต้องจัดตั้งคณะกรรมการมาคอยดูแล เพื่อให้ได้รูปแบบที่แต่ละหน่วยงานสามารถเรียกใช้ และเข้าถึงข้อมูลร่วมกันได้หมด
3. ระบบช่วยประสานงาน (Cooperative System) เป็นระบบที่ช่วยประสานงานระหว่างหน่วยงานสารสนเทศกับผู้บริหารระดับต่างๆ เพื่อจัดทำและปรับปรุงรายงาน ตามความต้องการส่งให้ผู้บริหาร รายงานนี้จะแตกต่างกันไปตามระดับของผู้บริหาร
ระบบย่อยของ MIS
การพัฒนา MIS ขึ้นใช้ในหน่วยงาน สามารถแบ่งเป็น 2 ระบบย่อย เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารข้อมูลและการนำไปใช้ได้ ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศตามความต้องการของส่วนงาน เช่น ฝ่ายผลิตอาจต้องการสารสนเทศประเภทข้อมูลแผนการผลิต ตารางการผลิต ข้อมูลการวิเคราะห์และควบคุมค่าใช้จ่าย เป็นต้น ฝ่ายการตลาดอาจต้องการสารสนเทศประเภทข้อมูลการพยากรณ์ยอดขาย ข้อมูลการวิเคราะห์ตลาดด้านต่างๆ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ เป็นต้น
2. สารสนเทศแยกย่อยตามกิจกรรมที่เกิดขึ้นในองค์กร กิจกรรมต่างๆ จะเป็นตัวแบ่งสารสนเทศให้ตรงกับความต้องการใช้งาน เช่น
- การประมวลผลรายการ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นประจำในแต่ละวัน เช่น การบันทึกรายการบัญชี การประมวลผลการสั่งซื้อ ใบสั่งของ ใบเสร็จรับเงินต่างๆ
- การควบคุมด้านการปฏิบัติงาน นำไปใช้ในการจัดตารางกิจกรรม จัดทำรายงาน
- การควบคุมด้านการจัดการ นำไปใช้ในการจัดทำงบประมาณ จัดสรรทรัพยากร
- การวางแผนกลยุทธ์ นำไปใช้ในการกำหนดวัตถุประสงค์ แผนกลยุทธ์
ที่มา: http://www.ismed.or.th/SME/src/bin/controller.php?view=knowledgeInsite.KnowledgesDetail&p=&nid=&sid=31&id=1687&left=14&right=15&level=3&lv1=3